Coop en PLUS naar één organisatie

Niet twee, maar drie verschillende regelingen moesten tot één nieuw arbeidsvoorwaardenpakket worden samengesmeed. Er bestonden verschillen in beloningsniveau tussen PLUS en Coop. Bovendien was de beloning van PLUS gekoppeld aan de CAO, terwijl Coop daar bij het laatst ontwikkelde beleid juist vanaf was gestapt. Waarom? Peters: ‘Door het rechtstreeks doorberekenen van CAO-stijgingen aan iedereen heb je meestal nog maar weinig budgetruimte om de mensen die echt goed presteren harder te laten groeien. Er is met zo’n systeem dus weinig differentiatie mogelijk. Daarom hadden we bij Coop al gekozen voor een ander beloningsbeleid. De overgang was in 2021 op vrijwillige basis geweest.  Gevolg was dat er ten tijde van de fusie bij Coop twee regelingen naast elkaar liepen: eentje op basis van de CAO en eentje buiten de CAO om.’

Dat werd erg onoverzichtelijk, zeker toen PLUS erbij kwam met een beleid dat weer op een andere CAO was gebaseerd. Daarom kende Peters na de fusie geen twijfel: er moest nu één regeling komen waar iedereen onder zou vallen. En dat is gelukt. ‘We weten nu niet wat ons overkomt, zoveel eenduidigheid ineens!’

Daarvoor is vanaf begin 2023 wel heel hard gewerkt, in eerste instantie vooral door het HR-team met ondersteuning van BexerHamstra. Een grote verandering, die een deel van de ongeveer zeshonderd medewerkers ook best spannend vond, was de loskoppeling van de CAO. Die gaf de afgelopen jaren zicht op flinke collectieve loonsprongen.

Hoe is dat aangepakt? Peters: ‘Iedereen is nu uit de CAO, maar aan de onderkant van het functiegebouw – de basis-administratieve functies – blijven de loonstijgingen daar wel aan gekoppeld. De zwaardere functies staan helemaal los van de CAO, hun salaris wordt sterker aan prestaties gelinkt.’ Deze laatste groep krijgt vanaf volgend jaar een beperkte collectieve verhoging en daarnaast een (mogelijk) grotere individuele verhoging op basis van prestaties en de plaats in de schaal. Elke twee à drie jaar volgt een evaluatie of het nog in lijn is met de markt.

Op de langere termijn kan de nieuwe aanpak tot besparingen leiden, verwacht Peters. ‘Het zorgt er in ieder geval voor dat we de beschikbare budgetruimte veel gerichter kunnen inzetten. Met dit systeem kunnen we meer zelf sturen op salarisverhogingen.’

Wat ook verandert in de nieuwe regeling is de eigen pensioenregeling die werkgever PLUS de medewerkers bood. Wie er daardoor op achteruit ging, heeft compensatie ontvangen via andere arbeidsvoorwaarden die juist beter werden of door een overgangstoeslag.

Daarmee komt de organisatie tegemoet aan de belangrijkste voorwaarden voor de nieuwe regeling, aldus consultant Liesbeth Swolfs die vanuit BexerHamstra betrokken was bij het traject. ‘Er moest minimaal gelijkwaardigheid zijn op pakketniveau én het maandelijkse besteedbaar inkomen moest minimaal gelijk blijven.’ Bovendien wordt de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel nu veel eenvoudiger.

De grootste uitdaging van het hele traject? Dat waren er twee: het verwerken van de vele maatwerkafspraken die individuele medewerkers hadden en natuurlijk de uitgebreide communicatie om iedereen mee te krijgen. ‘We moesten door álle individuele afspraken heen’, aldus Peters. ‘Die uitzonderingen stonden vaak ook niet in de arbeidsovereenkomst, maar waren ergens in de loop der jaren via een mailtje geregeld. Daarnaast wilden we medewerkers uit de CAO halen, dat vergde hier en daar wat overredingskracht. Daarvoor is vertrouwen nodig in de werkgever en die was natuurlijk nieuw omdat het een jong fusiebedrijf was. We hebben ons helemaal een slag in de rondte gecommuniceerd. Dat heeft geholpen.’

Vanaf de hoofdlijnen werd in de communicatie naar steeds specifiekere onderwerpen toegewerkt. Er werden diverse sessies georganiseerd, online en op locatie, voor verschillende doelgroepen en over uiteenlopende deelonderwerpen. ‘Het ging erom mensen het gevoel te geven: er is overal over nagedacht en het zit echt goed in elkaar.’

De goede relatie met de OR was cruciaal, vertelt Peters. ‘Wij werken heel goed samen met de OR-leden, zonder dat ze alles voor zoete koek aannemen. We hebben ze steeds heel dichtbij gehouden en in elke fase meegenomen in de denkrichting. De OR heeft kritisch maar constructief meegedacht.’ Na veel voorbereidingssessies stemde de OR eind oktober vorig jaar in met de plannen. Alle medewerkers kregen in maart dit jaar eerst een brief, waarin hun oude regeling en nieuwe afspraken tot in detail stonden gespecificeerd en naast elkaar waren gezet. ‘Daar mochten geen verrassingen meer in staan’, aldus Peters. ‘Die brieven waren lang en ingewikkeld, zeker acht pagina’s. We hebben dan ook webinars georganiseerd over hoe je die brief moest lezen, net als over het eerste nieuwe salarisstrookje.’ Na de eerste loonstrook en salarisbetaling in juni volgde de nieuwe arbeidsovereenkomst.  Die werd direct in groten getale ondertekend, want alle onduidelijkheden waren daarvoor al weggenomen.

Wat daarbij volgens consultant Liesbeth Swolfs hielp was dat de medewerkers hun eerste ‘nieuwe’ salarisbetaling dus al binnen hadden. ‘Voorafgaand aan de ondertekening konden zij aan hun salarisstrookje al zien dat alles oké was’, aldus Swolfs. Nieuwe medewerkers kregen al vanaf januari 2024 de nieuwe arbeidsvoorwaarden.

Haar HR-team heeft er een intensieve anderhalf jaar op zitten, zegt Peters. Ze vergelijkt het harmonisatieproces met twee partners die gaan samenwonen: alle huisraad komt samen en die spullen moet je dan stuk voor stuk uitsorteren. ‘Dat is wat wij met alle arbeidsvoorwaarden en individuele uitzonderingen hebben gedaan. Waarbij we steeds zochten naar de beste oplossing voor het nieuwe bedrijf. Het was verschrikkelijk hard werken, maar ook echt cool, want je bouwt het helemaal opnieuw op zoals je het graag wilt hebben.’

Daarbij kregen alle teamleden de rol die het beste bij hen paste: de één is sterk in details, de ander let vooral op structuur of is goed in systemen. Peters: ‘En het mooie is dat het uiteindelijke resultaat meetbaar is. Er kwamen geen bezwaren van medewerkers. Ik ben er echt trots op dat we dit met ons kleine HR-team voor elkaar hebben gekregen. We plukken er nu zelf dagelijks de vruchten van.’